¿Cuánto deben durar las juntas en home office? Te lo decimos

En América Latina se pierde cerca del 40% del tiempo en juntas improductivas
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Debido a la situación actual por el coronavirus, diferentes empresas han tomado medidas para proteger a sus colaboradores y una de ellas es el home office; por eso te decimos cuánto deben durar las reuniones y te dejamos estos tips que te ayudarán a hacer productivas las juntas desde casa.

De acuerdo con expertos, es importante que los líderes de equipo entiendan que para lograr buenos resultados trabajando desde casa se necesita de una comunicación clara y consistente, y más cuando se tratan de juntas, para lograr que las reuniones sean productivas deben considerar:

Hacer una agenda

En América Latina se pierde cerca del 40% del tiempo en juntas improductivas, para evitar caer en el síndrome de “reunionitis” los líderes deben hacer una agenda que incluya los puntos específicos que se van a tratar en la junta para no caer en pláticas que no aporten a la reunión.

Recuerda que las juntas no deben durar horas, sino debe durar lo necesario para cubrir todos los temas; aunque los expertos recomiendan que tengan una duración de entre 30 y 45 minutos, ya que extender el horario establecido hará que los participantes pierdan la atención a los temas a tratar.

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Cuida el entorno

Para evitar distracciones, debes elegir un horario donde no haya tanto ruido exterior, sabemos que no está en tus manos callar a la patrulla que pasa afuera de tu casa, pero puedes aprovechar hacer la junta temprano antes de que los vecinos pongan la música fuerte; también se recomienda que los celulares estén en silencio para evitar distracciones.

Plataformas

La tecnología es tu mejor aliado para lograr un buen home office, por ello hay que aprovechar las plataformas que existen para hacer videollamadas que permitan conectar a todos tus invitados a la junta, puedes considerar Zoom, Hangouts de Google o Skype,  sitios que tienen mucha estabilidad, flexibilidad y son fáciles de usar.

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Prepara a tu equipo

Si ya sabes cuáles son los temas que vas a tratar, es momento de que se los compartas a tu equipo invitado a la junta para que ellos comiencen a preparar sus dudas o participaciones; además, esto les permitirá que todos se anticipen a descargar las plataformas necesarias para participar en la reunión virtual.

Ilustra tus ideas

No porque sea una reunión virtual significa que deba ser una junta “plana”, aprovecha la tecnología para hacerla entretenida y dinámica, puedes preguntarle a tu equipo si van entendiendo los temas o si tienen alguna duda.

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Ahora, si vas a mostrar algún documento antes debes asegurarte de dominar la función de compartir pantallas, para que todos puedan acceder y visualizar correctamente el archivo, en caso de que no sea tu fuerte esa opción puedes enviar por correo los links o los documentos que se van a revisar.

Finalmente, según expertos consultados por Entrepreneur, es importante hacer un resumen o notas de la reunión, para que le puedas dar un mejor seguimiento. Recuerda que la junta debe durar el tiempo establecido.